Lastenheft & Vergabebegleitung DMS/E-Akte
Vergabekonformes Lastenheft für die DMS-/E-Akte-Plattform einer Landesverwaltung plus laufende Vergabebegleitung – produktneutral, KRITIS-konform, EVB-IT.
Ergebnisse auf einen Blick
Ausgangslage
Der zentrale IT-Dienstleister einer deutschen Landesverwaltung ersetzt das landesweite DMS-/E-Akten-System und vergibt zusätzlich einen Beratungsrahmenvertrag im EU-weiten offenen Verfahren. Für beide Vergaben wurden vergabekonforme, technisch belastbare Unterlagen benötigt – vom Lastenheft für die technische Plattform bis zur Bewertungssystematik für die Angebotswertung.
Herausforderung
- Produktneutralität nach VgV – zu offen formuliert kommt Unbrauchbares, zu eng formuliert wird die Vergabe angreifbar
- Offene Architektur-Grundsatzfrage (OnPrem Cloud vs. Container-Plattform), die belastbar entschieden werden musste
- Open-Source-Anforderung der Landesstrategie, die sich nicht als starre Quote ausschreiben lässt
- BSI-IT-Grundschutz und KRITIS als harte Randbedingungen, EVB-IT als Vertragsrahmen
- Nachprüfungsfestigkeit – jede Bewertungsentscheidung muss dokumentiert einem Nachprüfungsverfahren standhalten
Mein Beitrag
Solutionarchitekt und Vergabeberater – federführend für die technische Plattform und die Bewertungssystematik.Markterkundung ausgewertet
Sieben Anbieter-Antworten systematisch analysiert und daraus produktneutrale Anforderungs-Cluster abgeleitet
Zielarchitektur entworfen
5-Schichten-Modell mit Querschnitten Sicherheit und Betrieb als technisches Rückgrat des Lastenhefts
Trade-Off entschieden
Hosting-Varianten über 16 gewichtete Achsen bewertet – mit klarer, gremienfester Empfehlung statt Optionsliste
OSS-Anforderung operationalisiert
Sieben Pflicht-Standards (u. a. offene Schnittstellen, Datenhaltung, Source-Code-Escrow) statt einer starren Quote
Vergabebegleitung Beratungsrahmenvertrag
Bewertungssystematik, Kriterienkatalog-Muster, Los-Abgrenzung und Leistungsbeschreibungen; Qualitätssicherung der Vergabe-Projektplanung
Technologien
Ergebnis
- Vergabekonformes Lastenheft mit technischer Zielarchitektur und Kriterienkatalogen fristgerecht geliefert
- Hosting-Grundsatzfrage mit dokumentierter Trade-Off-Analyse entschieden
- Bewertungssystematik und Kriterienkatalog-Muster für das laufende offene Verfahren abgestimmt und geliefert
- Fachliche Bewertung einer Referenzarchitektur als Entscheidungsgrundlage für die Fachebene
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