Future Workplace Strategie & EU-Vergabe
Definition eines zukunftsfähigen Arbeitsplatzkonzepts mit Persona-basiertem Design, Service-Katalog und EU-Ausschreibungsdokumenten für einen Sozialversicherungsträger.
Ergebnisse auf einen Blick
Ausgangslage
Ein Sozialversicherungsträger betrieb eine veraltete Workplace-Infrastruktur, die den Anforderungen moderner Arbeitsmodelle nicht mehr entsprach. Remote- und Hybrid-Arbeit waren nur eingeschränkt möglich, die Nutzerzufriedenheit sank. Eine grundlegende Neuausrichtung des Arbeitsplatzkonzepts war notwendig – inklusive einer EU-konformen Ausschreibung für die Umsetzung.
Herausforderung
- Heterogene Nutzergruppen mit stark unterschiedlichen Anforderungen – von Sachbearbeitern im Innendienst bis zu mobilen Außendienstmitarbeitern
- EU-Vergaberecht erforderte formal korrekte Ausschreibungsdokumente mit präzisen Leistungsbeschreibungen und Bewertungskriterien
- Fehlende Zielarchitektur – es existierte kein klares Bild, wie der zukünftige Workplace aussehen sollte
- Organisationaler Widerstand gegen Veränderungen in einer traditionell gewachsenen Verwaltungsstruktur
Mein Beitrag
Projektleiter und Workplace-Stratege – verantwortlich für die Konzeption des Future Workplace und die Erstellung der EU-Vergabedokumente.IST-Analyse erstellt
Die bestehende Workplace-Infrastruktur systematisch erfasst und Schwachstellen in Technologie, Prozessen und Nutzererfahrung dokumentiert
Persona-Modell entwickelt
Unterschiedliche Nutzergruppen mit spezifischen Anforderungsprofilen definiert – als Grundlage für ein bedarfsgerechtes Arbeitsplatzkonzept
Zielbilder in 3 Dimensionen erarbeitet
Zukunftsfähige Zielarchitekturen für Prozesse, Technologie und Finanzen entworfen und mit dem Fachbereich abgestimmt
Service-Katalog aufgebaut
Detaillierte Leistungsbeschreibungen für alle Workplace-Services definiert, die als Basis für Betrieb und Ausschreibung dienen
EU-Ausschreibungsdokumente erstellt
Vollständige RfP-Unterlagen inkl. Leistungsverzeichnis, Bewertungsmatrix und Vertragsrahmen für die EU-Vergabe erarbeitet
Technologien
Ergebnis
Das Future-Workplace-Konzept wurde vom Vorstand freigegeben und die EU-Ausschreibung erfolgreich veröffentlicht. Das Persona-Modell und der Service-Katalog bilden die Grundlage für die langfristige Workplace-Strategie des Trägers. Die strukturierte Vorarbeit ermöglichte eine transparente Anbieterauswahl mit klar messbaren Zuschlagskriterien.
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